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Informations pour les exposants

HORAIRE DU CONGRÈS

Mercredi 1 Mai Jeudi 2 Mai Vendredi 3 Mai
Montage
15 h à 20 h
-
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Démontage
-
-
13 h 30 à 17 h
Salon de l'exposition
-
7 h 30 à 15 h 30
7 h 30 à 13 h 30

L’horaire détaillé du congrès sera disponible sur le site Web du congrès ou sur le site de l’AQSP à partir de février 2024.

À FAIRE

INFORMATIONS GÉNÉRALES

LIVRAISON & RÉCEPTION DE MARCHANDISE

  • Les heures de livraison sont de 9h00 à 16h30 du lundi au vendredi.
  • La réception et l’envoi de marchandises s’effectuent seulement par le quai de réception du Centre des Congrès situé sur la rue St-Roch.
  • La marchandise doit être identifiée au nom et à la date de l’événement, le nom du destinataire, son adresse complète et le numéro de téléphone.  Les boîtes qui ne sont pas correctement identifiées ne seront pas acceptées par l’hôtel.
  • Tout matériel, document et équipement expédié à l’Hôtel doit être livré au plus tôt deux (2) jours avant le début de l’événement et récupérer au plus tard un (1) jour après la fin de celui-ci.
  • Toute marchandise laissée à l’hôtel le jour ouvrable suivant l’exposition sera expédiée par courrier express aux frais de la compagnie propriétaire.

À NOTER: L’hôtel ne dispose d’aucun équipement ni de main-d’œuvre pour la manutention, l’installation et l’expédition des marchandises.

* *PROCÉDURE DÉTAILLÉE DE DÉCHARGEMENT:

  • L’arrivée se fait par la rue St-Roch;
  • L’accès est situé juste avant le débarcadère de chargement pour véhicule lourd;
  • Une porte de garage est accessible pour les véhicules standard (au niveau du sol);
  • Stationnez-vous près de la porte de garage;
  • Rendez-vous au débarcadère de chargement principal et sonnez  la cloche pour parler à un associé;
  • Une personne responsable sera en mesure de venir vous ouvrir la porte de garage près de la rue (voir images de référence);
  • Une fois la porte complètement ouverte, vous pouvez installer votre matériel sur le monte-charge; une fois rempli, montez au 1er palier avec l’associé;
  • Vous aurez ensuite l’occasion de stationner votre véhicule (consulter Stationnement Centre-Ville Trois-Rivières);
  • Merci de rapidement dégager l’espace du quai de chargement et de transporter votre matériel à votre kiosque.

INTERNET

  • L’internet haute vitesse sans fil de base est gratuit et accessible dans tout l’hôtel et le centre des congrès.
  • Le branchement par câble est disponible au tarif de 150$/jour/branchement (réservation requise en avance).

Pour toute autre demande d’Internet, veuillez contacter l’organisateur d’événement assigné à votre groupe.

PROTECTION, PROPRETÉ & SÉCURITÉ DES LIEUX

  • L’exposant est responsable de protéger les tapis des aires d’exposition. L’hôtel se réserve le droit de facturer à celui-ci tous dommages aux revêtements muraux, aux portes et aux tapis ainsi qu’à tout autre bien de l’hôtel.
  • Les seuls adhésifs permis sont : le tape vert à peinture et la gommette blanche.
  • Toute demande pour placer des objets promotionnels ou de la signalisation dans le lobby ou les espaces publics doit être soumise et approuvée par un responsable de l’Hôtel. L’Hôtel ne permet pas que soient accrochés des affiches ou des cadres sur les murs, colonnes, meubles, etc  afin d’éviter les dommages.
  • Toutes les sorties d’urgence, cabinets d’incendie, déclencheurs d’alarme, escaliers et aires de service devront être dégagés. L’Hôtel se réserve le droit de demander le déplacement d’un kiosque bloquant l’accès à une sortie.

MONTE-CHARGE & DÉBARCADÈRE

La capacité maximum du monte-charge est de 10,000 livres.

Les dimensions sont :

  • 18 pieds (5.48 mètres) de profondeur
  • 7.8 pieds (2.37 mètres) de largeur
  • 7.6 pieds (2.31 mètres) de hauteur

Les dimensions du débarcadère (rue St-Roch) sont :

  • Entrée extérieure : 13.75 pieds (4.19 mètres) de hauteur
  • Pallier entrée extérieure : 3.5 pieds (1.06 mètres) de hauteur
  • Porte extérieure (pallier) : 8.1 pieds de largeur et 7.5 pieds (2.46 mètres) de hauteur
 
 
 
ASSURANCES RESPONSABILITÉ
 
  • L’exposant doit posséder ses propres assurances responsabilité.
  • Il est tenu responsable d’assurer la surveillance pendant les heures de fermeture des kiosques.
  • L’Hôtel n’assume aucune responsabilité pour tout effet ou objet laissé ou perdu dans les salons ou tous autres locaux.
 

VENTE OU DISTRIBUTION D’ÉCHANTILLONS ALIMENTAIRES

Si vous souhaitez distribuer, vendre ou donner des échantillons alimentaires dans votre kiosque, vous devez obligatoirement obtenir l’autorisation préalable de la part de l’hôtel Delta.

STATIONNEMENT

Pour le stationnement du DELTA Trois-Rivières:

  • Le tarif standard est de 12.00$ +tx par jour par voiture (tarif spécial journalier à 6,00$ +tx pour les participants ayant réservé un hébergement).

  • Disponibles: 115 espaces de stationnement extérieur + 110 espaces de stationnement intérieur

  • Il y a 2 espaces prévus pour des autobus. Communiquer directement avec le Delta  si vous en avez besoin.

Pour consulter les autres options de stationnement au centre-ville de Trois-Rivières, accédez au guide suivant : INFORMATIONS.

FOURNISSEUR OFFICIEL DES SERVICES D’EXPOSITION

Groupe ABP

Personne-ressource : Alexy Germain

Téléphone : 418.659.2520 ext.:3214

www.groupeabp.com
exposition@groupeabp.com

MANUEL DE L’EXPOSANT

Services offerts par ABP :

  • Location de stands personnalisés
  • Location de mobilier, d’accessoires et de plantes
  • Production d’affiches et de bannières
  • Main-d’œuvre pour montage et démontage

TRANSPORTEUR ET COURTIER EN DOUANE

IMPORTANT :
  • À la fin des heures prévues pour le démontage de l’exposition, tout matériel non récupéré par le transporteur de l’exposant sera automatiquement pris en charge par le transporteur officiel de l’événement (North American Logistics Services Inc.), et tous les frais seront facturés à l’exposant.

  • Les livraisons en provenance de l’étranger doivent passer aux douanes canadiennes; le recours à un courtier en douanes est fortement recommandé, et est l’entière responsabilité de l’exposant.

  • L’exposant qui utilise un messager tels FedEx, UPS, Purolator ou autre doit s’assurer que les frais de dédouanement et de taxes sont payés à l’avance. Toute marchandise expédiée « port dû » ne sera pas acceptée par le Centre des congrès de Québec. Dans certains cas, le messager omet de déclarer que des frais devront être payés par l’expéditeur lors de la livraison et le Centre reçoit indûment une facture parfois 30 à 90 jours après la fin de l’événement. Le cas échéant, l’exposant sera refacturé par le Centre avec des frais d’administration en sus

  • Que l’exposant choisisse ou non de retenir les services du transporteur et courtier en douane officiel de l’événement, il doit s’assurer de transmettre des instructions claires au transporteur utilisé quant au courtier en douane qui sera responsable de dédouaner son matériel à son arrivée en sol canadien. Des informations manquantes ou erronées pourront malheureusement entraîner des retards pour lesquels le Centre des congrès de Québec n’a aucun contrôle.

Pour contacter le transporteur officiel, vous pouvez communiquer avec Fernando Vera : fvera@nalsi.com