Infomations aux exposants
Horaire
| Mercredi 30 octobre | Jeudi 31 octobre | Vendredi 1er novembre | Salle | |
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L’horaire détaillé du congrès sera disponible sur le site web de l’AESTQ à partir du mois d’août 2024.
Livraison
Les quais de réception sont situés à droite du Centre de congrès de Saint-Hyacinthe et l’accès s’y fait par le stationnement des Galeries St-Hyacinthe :
Numéro de quai | Accès | Utilisation |
Quai 1 | 3’ de hauteur | Réservé aux cubes et camions-remorques |
Quai 2 | 3’ de hauteur | Réservé aux cubes et camions-remorques |
Quai 3 | Au niveau du sol | Réservé aux petites voitures et camions |
Heure d’ouverture des quais :
Mercredi 30 octobre – 14 h à 20 h
Vendredi 1er novembre – 13 h à 18 h
Stationnement
Voitures
Le CCSTH met gratuitement à la disposition de ses invités plus de 700 espaces de stationnement à l’extérieur.
Véhicules lourds
Des ententes doivent être prises avec un coordonnateur de centre de congrès afin de stationner des véhicules lourds dans le stationnement extérieur du CCSTH.
Réception des marchandises
Tout exposant qui expédie son matériel directement au CCSTH et qui n’est pas sur place pour le recevoir comprend que son matériel sera automatiquement manutentionné par le personnel du CCSTH et que des frais, payables sur place, pourraient s’appliquer.
Le CCSTH ne pourra être tenus responsables de bris ou de pertes des équipements reçus sans la présence du destinataire.
Afin de s’assurer de retrouver rapidement le matériel expédié, il est impératif d’indiquer les éléments suivants sur l’envoi :
Il est impératif que vous expédiez votre marchandise au Centre de congrès de Saint-Hyacinthe et non au Sheraton Saint-Hyacinthe puisqu’il s’agit de quais de réception différents. Votre matériel doit être expédié au Centre de congrès de Saint-Hyacinthe, 1325 rue Daniel-Johnson Ouest, Saint-Hyacinthe, QC, J2S 8S4.
Considérant l’espace d’entreposage restreint au CCSTH, nous demandons qu’aucune livraison de matériel ne soit effectuée avant le jour de votre installation. Des ententes peuvent être prises avec votre coordonnateur/coordonnatrice aux ventes pour tout matériel devant absolument être livrés plus tôt.
Il en est de même pour la récupération du matériel. Tout exposant doit repartir avec son propre matériel à la fin de l’événement. Si un ramassage est prévu alors qu’il ne sera pas sur place, il est de sa responsabilité d’identifier correctement l’envoi et informer notre personnel de la date de récupération du matériel. Le CCSTH ne pourra être tenu responsable de frais occasionnés par une compagnie de livraison ne retrouvant pas votre matériel.
Service de messagerie
Les exposants qui utilisent les services de messagerie tels FedEx, UPS, Purolator ou autres doivent s’assurer que les frais de douanes, taxes, etc. sont payés à l’avance. Toute marchandise expédiée « à percevoir » ne sera pas acceptée par le CCSTH.
Dans certains cas, les services de messagerie ne déclarent pas que les frais sont à payer par l’expéditeur lors de la livraison et le CCSTH reçoit parfois une facture 30-90 jours après la fin de l’événement. Dans ces situations, le client sera refacturé avec des frais d’administration.
Il est de la responsabilité des exposants de contacter les services de messagerie pour la récupération du matériel après l’événement. Les exposants doivent également apposer sur toutes les boîtes à expédier le « Bon de connaissement » du service de messagerie en question.
Manutention
Les exposants doivent manutentionner eux-mêmes leurs équipements avec un chariot qui sera mis à votre disposition par le CCSTH. Le nombre de chariots est limité mais le personnel fera tout en son possible pour vous fournir l’équipement requis dans les meilleurs délais. Veuillez noter également qu’il est interdit d’utiliser les chariots de bagages du Sheraton Saint-Hyacinthe pour la manutention de votre matériel.
Services d'accrochage
Le fournisseur technique officiel au CCSTH est LSM Ambiocréateurs. Cette compagnie a l’exclusivité en ce qui a trait à l’accrochage et aux points d’ancrage.
Pour de plus amples informations à ce sujet, nous vous invitons à contacter directement le fournisseur.
Monsieur Michel Baron
Directeur de comptes et développement des affaires
LSM Ambiocréateurs
Téléphone : 418-571-3237
Courriel : michel.baron@ambiolsm.com
Services internet
Le CCSTH est fier de pouvoir mettre au service de tous ses clients un accès à internet haute vitesse sans fil tout à fait gratuitement, en offrant une couverture totale et sans frais des salles de réunion, d’expositions et des espaces publics. Aucun code n’est requis et la connexion se fait en deux étapes simples et faciles.
Dans les connexions offertes par votre appareil sélectionnez le réseau « Congres St-Hyacinthe »
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Obligations et restrictions
L’exposant doit posséder ses propres assurances « responsabilité ». Le CCSTH n’assume aucune responsabilité pour les dommages corporels ou matériels y compris mais non de façon limitative, aux produits, stands, équipements ou décorations causés par le feu, l’eau et le vol, dans les lieux loués ou durant les déplacements dans le CCSTH et ce, qu’elle qu’en soit la cause.
L’exposant doit utiliser les nombreux équipements mis à sa disposition pour le recyclage (papier, carton, verre, plastique) tant lors du montage et du démontage que durant l’exposition.
Le CCSTH recommande à ses exposants de ne pas remettre de façon abusive des documents papiers et de privilégier l’échange de documents électroniques avec les congressistes.
L’exposant ne doit, en aucun temps, obstruer les entrées principales, les couloirs, les ascenseurs, les foyers, les bornes interactives, les écrans de télévision, les issues de secours de l’établissement ou les autres salles du CCSTH sans autorisation au préalable.
La présence d’animaux doit faire l’objet d’une approbation de la direction du CCSTH. Seuls les chiens d’assistance pour personnes handicapées sont autorisés sans restriction.
Pour des raisons de sécurité et de ventilation, aucun appareil de cuisson ne peut être installé dans le CCSTH.
L’usage de ballons gonflés à l’hélium doit être préautorisé par le coordonnateur/coordonnatrice aux ventes. Des frais pourraient s’appliquer pour la récupération des ballons au plafond après vos activités.
L’utilisation de confettis et des paillettes est interdite.
Le CCSTH assure la sécurité générale de l’établissement sur une base de 24 heures. Ce service n’est toutefois pas responsable des biens et propriétés du client ou de l’événement à l’intérieur des lieux loués. Si vous désirez de la sécurité additionnelle, vous devez en faire la demande auprès de votre coordonnateur/coordonnatrice aux ventes.
Le CCSTH possède l’exclusivité de vente et de distribution de nourriture et de boisson à l’intérieur de l’établissement. Aucune nourriture ou boisson ne peut être distribuée, vendue ou donnée aux visiteurs. Des ententes peuvent être prises avec votre coordonnateur/coordonnatrice aux ventes à ce sujet.