MONTAGE

Mercredi 9 décembre de 15 h à 20 h.

Tout·e exposant·e qui expédie directement au Palais des congrès de Montréal comprend que son matériel sera automatiquement manutentionné par le manutentionnaire du Palais des congrès de Montréal. Ce service est offert par l’organisation et le matériel sera livré à votre stand pour le début du montage à 15 h.

DÉMONTAGE

Vendredi 11 décembre de 13 h 15 à 18 h.

Tous les items envoyés à l’entreposage vous seront retournés par le manutentionnaire. Nous ne pouvons garantir l’heure à laquelle vous recevrez votre marchandise et comprenez que le retour sera fait sur une base aléatoire.

À la fin des heures prévues pour le démontage de l’exposition, tout matériel non récupéré par le transporteur ou le service de messagerie de l’exposant·e sera automatiquement pris en charge par le transporteur officiel de l’évènement, North American Logistics  Services inc. (NALSI) et tous les frais seront facturés à l’exposant·e.

Aucun démontage ne pourra être entamé avant 13 h 15.

MANUTENTION

Mercredi 9 décembre de 15 h à 19 h.
Vendredi 11 décembre de 13 h 15 à 15 h 15.

La manutention de matériel nécessitant l’utilisation d’un appareil de levage sera effectuée par le personnel du Palais des congrès de Montréal. Ce service est fourni par l’organisation.

Le transport de matériel ne nécessitant pas l’utilisation d’un appareil de levage pourra être effectué par les exposant·e·s en utilisant les chariots manuels disponibles aux quais du débarcadère.

LIVRAISON

HEURES DU DÉBARCADÈRE
Mercredi 9 décembre : 7 h à 19 h 
Vendredi 11 décembre : 13 h 15 à 18 h 

Aucune livraison ne sera acceptée avant le 9 décembre.

ADRESSES DE LIVRAISON
Débarcadère – Adresse
Palais des congrès de Montréal
163, rue Saint-Antoine Ouest
Montréal (Québec)  H2Z 1X8

Pour plus d’informations, consultez le Plan d’accès.

Notes:
– Les camions-remorques ne doivent pas excéder 13’5’’ de hauteur et 53’ de longueur.
– Le stationnement n’est pas permis au débarcadère. Seuls le déchargement et le chargement sont autorisés et tout contrevenant verra son véhicule remorqué.
– La livraison et la cueillette de matériel sont interdites aux entrées du Palais des congrès de Montréal et doivent s’effectuer par le débarcadère.

Compléter le libellé de livraison avec l’adresse du débarcadère suivante:

Palais des congrès de Montréal
Congrès AQEP 2020 – Salle 517
NOM DE LA COMPAGNIE EXPOSANTE + NUMÉRO DE STAND
163, rue Saint-Antoine Ouest
Montréal (Québec)  H2Z 1X8

ENTREPOSAGE

Le service d’entreposage est offert par l’organisation sans frais supplémentaires. 

Nous vous rappelons que, pour des raisons de sécurité, aucune boite de carton ni caisse de transport vide n’est tolérée à l’intérieur ou à l’arrière des stands.  Le personnel du Palais des congrès de Montréal prendra en charge ce type d’entreposage. Des étiquettes d’entreposage seront disponibles au comptoir de services de Standex, et devront être apposées sur toutes les caisses vides. Un préposé du Palais des congrès de Montréal se chargera de ramasser toutes boites identifiées avec le numéro de stand et laissées dans l’allée à la fin du montage. Toute caisse vide non identifiée sera acheminée au recyclage.

Les boites seront retournées aux stands lors du démontage sur une base aléatoire.

OBLIGATIONS ET RESTRICTIONS DU PALAIS DES CONGRÈS DE MONTRÉAL

Les obligations et restrictions suivantes s’appliquent aux exposant·e·s et à la main-d’œuvre utilisée pendant le montage et le démontage du salon.

SÉCURITÉ

L’expédition de la marchandise de chacun·e des exposant·e·s est sous sa propre responsabilité et/ou sous la responsabilité de la compagnie de transport choisie par celui-ci ou celle-ci. Pendant les heures d’ouverture de l’exposition, chaque exposant·e est entièrement responsable de son stand et doit souscrire à sa propre assurance vol-incendie et assurance des tiers, s’il ou si elle le désire. Pour plus de sécurité, prière de ne laisser aucun objet ou équipement de valeur sur le site après les heures de fermeture.

Veuillez aussi noter que tout bris de la salle causé par un exposant·e est sous la responsabilité de ce dernier ou cette dernière et tous les frais seront portés au compte de la compagnie concernée. L’utilisateur·trice sera également responsable de protéger les tapis à l’entrée et à la sortie des stands, le cas échéant. Le Palais des congrès se réserve le droit de facturer tout dommage ayant été occasionné aux revêtements muraux et aux portes.

Aucun stand ou matériel ne doit obstruer l’accès à un équipement de sécurité : sortie de secours, cabinet d’incendie, déclencheur d’alarme, etc. Le Service d’incendie se réserve le droit de demander le déplacement d’un stand par mesure préventive, si les emplacements initiaux ne sont pas respectés.

Le Palais des congrès assure la sécurité générale de l’immeuble sur une base de 24 heures. Ce service n’est toutefois pas responsable des biens et propriétés du client ou de la cliente ou de l’évènement à l’intérieur des lieux loués. Si vous désirez de la sécurité additionnelle, vous devez en faire la demande par le biais des bons de commande.

OBLIGATIONS

Assurances
L’exposant·e doit posséder ses propres assurances «responsabilité». Le Palais des congrès de Montréal ou ses mandataires n’assument aucune responsabilité pour les dommages corporels ou matériels aux produits, stands, équipements ou décorations, causés par le feu, l’eau et le vol, dans les lieux loués ou durant les transitions dans l’immeuble, et ce, quelle qu’en soit la cause.

Recyclage et collecte des matières résiduelles
L’exposant·e doit utiliser les nombreux équipements mis à sa disposition pour le recyclage (papier, carton, verre, plastique) tant lors du montage / démontage que durant l’exposition. D’autres collectes sélectives peuvent être ajoutées à celles énumérées ci-dessus.

Les poubelles doivent êtres placées à l’extérieur du stand dans l’allée chaque soir dès la fermeture de l’exposition. Elles seront vidées par le personnel du Palais des congrès sans frais. Les poubelles laissées à l’intérieur du stand ne seront pas vidées.

RESTRICTIONS

Aires communes
L’exposant·e ne doit en aucun temps obstruer les couloirs, ascenseurs, escaliers mécaniques, foyers, hall, moniteurs de signalisation, écrans au plasma, issues de secours de l’immeuble ou autres salles du Centre.

Animaux
La présence d’animaux doit faire l’objet d’une approbation des autorités du Palais des congrès . Seuls les chiens d’assistance pour handicapés sont autorisés sans restriction.

Incendie / Véhicules motorisés / Appareils de cuisson *
*L’exposant·e doit se conformer aux règles de prévention des incendies. Consultez le Guide prévention incendie – exposition.

Autocollants
Les autocollants, quels qu’ils soient, sont strictement interdits par le Palais.

Ballons et confettis
L’usage des ballons gonflés à l’hélium doit être préautorisé par le coordonnateur de votre évènement. Des frais vous seront imputés pour la récupération des ballons au plafond après vos activités. L’utilisation de confettis et de paillettes est interdite.

Consommation d’alcool lors du montage et du démontage
Afin de diminuer les risques d’accident, et à moins d’une entente particulière avec le Palais, aucune boisson alcoolisée n’est tolérée durant les périodes de montage et de démontage.

Enfants
Pour des raisons de sécurité, la présence d’enfants au débarcadère et dans la salle d’exposition n’est pas recommandée pendant les périodes de montage et de démontage.

Limites sonores
Si le fonctionnement d’équipements ou d’appareils produit un bruit ou des odeurs qui dérangent les exposant·e·s ou les invité·e·s, il sera nécessaire d’en cesser le fonctionnement. L’intensité du bruit ne doit pas dépasser 70 décibels à quatre pieds de la source de bruit. Le Palais des congrès est le seul juge en la matière.

Ruban adhésif
Les seuls adhésifs permis au Palais sont les suivants et doivent être achetés au préalable:
– Surfaces murales : Languettes de fixation murale 3M, no. 7220
– Surfaces de plancher :  Tuck Tape 85 ou Tuck Tape 99
– Double Face Echo Tape DC-W0002A ou DC-W188F
– Murs de brique :  Languettes de fixation murale 3M, no. 7220

Services alimentaires
Le concessionnaire Capital Traiteur possède l’exclusivité de vente et de distribution de nourriture et de boisson à l’intérieur du Palais. Aucune nourriture ou boisson ne peut-être distribuée, vendue ou donnée sans l’autorisation écrite de la direction du Palais ou de Capital Traiteur.

Tabac
Le Palais des congrès de Montréal offre un environnement sans fumée. Selon les dispositions de la Loi sur le tabac, il est strictement interdit de fumer à l’intérieur du Palais et dans les débarcadères, sans aucune exception.

AQEP 2020_Guide virtuel de l’exposant_Montage et démontage