Montage et démontage

*****MESSAGE IMPORTANT*****

MESURES SANITAIRES RELATIVES AUX EXPOSITIONS

 CENTRE DES CONGRÈS DE QUÉBEC

La sécurité de notre clientèle et de notre personnel est notre priorité!

Afin de respecter les mesures gouvernementales, l’exposant·e doit observer les consignes suivantes :

  • Porter un masque dès son arrivée à l’entrée du débarcadère ou au hall d’entrée du Centre des congrès de Québec et le conserver en tout temps à l’intérieur du débarcadère et de la salle d’exposition (incluant les quais et les corridors de service). Le port du masque est obligatoire pour les personnes de 12 ans et plus.
  • Répondre quotidiennement à un bref questionnaire de contrôle de la santé aux points d’entrée du Centre des congrès (hall d’entrée, débarcadère ou poste de sécurité à l’entrée du personnel).
  • Se laver ses mains aux stations aménagées à cet effet (fortement recommandé).
  • Se désinfecter les mains avec une solution à base d’alcool régulièrement. Des stations de désinfection sont disponibles à plusieurs endroits dans le Centre des congrès (fortement recommandé).
  • Éviter tout contact direct pour les salutations telles les poignées de main et privilégier l’usage de pratiques alternatives.
  • Maintenir autant que possible une distance d’au moins 2 mètres (environ 6 pieds) avec les autres personnes (à moins qu’elles ne vivent sous son toit).

IMPORTANT : Ces consignes s’appliquent également au fournisseur de services d’exposition, au transporteur, au courtier en douane et à tout autre fournisseur dont l’exposant·e aura retenu les services pour le montage et le démontage de son matériel d’exposition ainsi que la livraison et la cueillette dudit matériel.

 

Montage

Mercredi 1er décembre de 15 h à 20 h

Aucune livraison relative à l’événement ne sera acceptée avant le mercredi 1er décembre 2021. Toute livraison avant cette date sera systématiquement refusée.
Tout exposant·e qui expédie directement au Centre des congrès de Québec par un transporteur ou par un service de messagerie pourra être livré au débarcadère et le personnel du Centre le livrera directement à votre stand.

La manutention de matériel lourd nécessitant l’utilisation d’appareil de levage est exclusive et sera effectuée par le Centre des congrès de Québec. Ce service est fourni par l’organisation.

Le transport de matériel ne nécessitant pas l’utilisation d’appareil de levage pourra être effectuée par les exposant·e·s en utilisant les chariots manuels disponibles au quai du débarcadère.

Jeudi 2 décembre de 7 h à 10 h – Montage léger seulement

 

Démontage

Vendredi 3 décembre de 13 h 15 à 18 h

Tous les items envoyés à l’entreposage vous seront retournés par le personnel du Centre. Nous ne pouvons garantir l’heure à laquelle vous recevrez votre marchandise et comprenez que le retour sera fait sur une base aléatoire.
À la fin des heures prévues pour le démontage de l’exposition, tout matériel non récupéré par le transporteur ou le service de messagerie de l’exposant·e sera automatiquement pris en charge par le transporteur officiel de l’évènement, North American Logistics Services inc. (NALSI) et tous les frais seront facturés à l’exposant·e.
Aucun démontage ne pourra être entamé avant 13 h 15.

 

Manutention

Mercredi 1er décembre de 15 h à 20 h
Vendredi 3 décembre de 13 h 15 à 18 h

La manutention de matériel nécessitant l’utilisation d’appareil de levage est exclusive et sera effectuée par le Centre des congrès de Québec. Ce service est fourni par l’organisation.
Le transport de matériel ne nécessitant pas l’utilisation d’appareil de levage pourra être effectuée par les exposant·e·s en utilisant les chariots manuels disponibles au quai du débarcadère.

 

Livraison

HEURES DU DÉBARCADÈRE
Mercredi 1er décembre : 07 h à 19 h
Vendredi 3 décembre : 13 h 15 à 18 h
*ATTENTION : le Centre des congrès de Québec acceptera la livraison de votre matériel à partir du 1er décembre. Des frais d’entreposage pré-événement s’appliquent pour toute livraison effectuée avant cette date.

L’exposant qui utilise un messager tels FedEx, UPS, Purolator ou autre doit s’assurer que les frais de dédouanement et de taxes sont payés à l’avance. Toute marchandise expédiée « port dû » ne sera pas acceptée par le Centre des congrès de Québec. Dans certains cas, le messager omet de déclarer que des frais devront être payés par l’expéditeur lors de la livraison et le Centre reçoit indûment une facture parfois 30 à 90 jours après la fin de l’événement. Le cas échéant, l’exposant sera refacturé par le Centre avec des frais d’administration en sus.

Que l’exposant choisisse ou non de retenir les services du transporteur et courtier en douane officiel de l’événement, il doit s’assurer de transmettre des instructions claires au transporteur utilisé quant au courtier en douane qui sera responsable de dédouaner son matériel à son arrivée en sol canadien. Des informations manquantes ou erronées pourront malheureusement entraîner des retards pour lesquels le Centre des congrès de Québec n’a aucun contrôle.

ADRESSE DE LIVRAISON
Débarcadère niveau 4
855, rue Jean-Jacques-Bertrand
Québec (Québec) G1R 5V3

LIBELLÉ DE LIVRAISON

Compléter le libellé de livraison avec l’adresse du débarcadère suivante:

DÉBARCADÈRE

Pour consulter l’emplacement détaillé, cliquez ici.

Les camions et les semi-remorques ne doivent pas excéder 53 pieds (16,15 m) de longueur et 13 pieds 6 pouces (4,11 m) de hauteur.

Ce débarcadère est conçu pour recevoir sept véhicules simultanément.

IMPORTANT :

  • La livraison et la cueillette de matériel sont interdites aux entrées du Centre des congrès et doivent s’effectuer par le débarcadère.
  • Le stationnement est interdit au débarcadère. Seuls le déchargement et le chargement sont autorisés et tout contrevenant pourrait voir son véhicule remorqué.

 

Procédure de sortie lors du démontage

L’exposant·e qui manutentionne lui-même son matériel au démontage et utilise son propre véhicule doit :

  1. Attendre que le personnel du Centre des congrès achemine ses contenants vides à son stand, dès que les tapis d’allée auront été retirés par le fournisseur des services d’exposition.
  2. Emballer son matériel.
  3. Acheminer son matériel complet (et non une partie seulement) au débarcadère à l’aide d’un chariot manuel ou demander l’assistance d’un manutentionnaire ou d’un opérateur du chariot élévateur du Centre.
  4. Signifier au chef de quai, qui lui remettra un coupon, que son matériel complet est prêt à être chargé.
  5. Laisser son matériel sur le quai et aller récupérer son véhicule.
  6. Faire la file à l’entrée du débarcadère et présenter son coupon au préposé au trafic, qui lui assignera une porte à l’intérieur du débarcadère dès qu’elle sera libre.
  7. Stationner son véhicule et procéder rapidement au chargement de son véhicule.

 

Retour du matériel d’exposition

Le retour du matériel ne s’effectue pas automatiquement. C’est un processus qui gagne à être planifié par l’exposant.

Si l’exposant ne transige pas avec le transporteur officiel de l’événement, NALSI, pour le retour de son matériel et choisit de retenir les services de son propre transporteur, il doit obligatoirement :

  1. Appeler son transporteur à l’avance et demander la cueillette le jour même avant la fin de la période de démontage.
  2. Apposer une copie de son connaissement électronique sur tous les colis ou remplir manuellement son connaissement en trois copies en prenant soin d’indiquer son numéro de compte. B. Le Centre n’offre pas les connaissements des différents transporteurs; voir le transporteur et courtier en douane officiel sur place au besoin.
  3. Identifier tous les colis (ex. : 1 de 2, 2 de 2) en spécifiant l’adresse d’expédition, son numéro de cellulaire et son numéro de stand.
  4. Aviser le chef de quai que l’expédition est prête à être ramassée par son transporteur et lui remettre une copie de son connaissement dûment rempli.

 

 Important

  • Le personnel du Centre n’est pas autorisé à appeler le transporteur au nom de l’exposant.
  • Pour toute expédition à l’extérieur du Canada, une facture commerciale en trois copies, produite par l’exposant, doit être jointe au connaissement. À défaut de joindre ce document, la cueillette sera refusée par le transporteur.

 

Sécurité

L’expédition de la marchandise de chacun des exposant·e·s est sous sa propre responsabilité et/ou sous la responsabilité de la compagnie de transport choisie par celui-ci. Pendant les heures d’ouverture de l’exposition, chaque exposant·e est entièrement responsable de son stand et doit souscrire à sa propre assurance vol-incendie et assurance des tiers, s’il le désire. Pour plus de sécurité, prière de ne laisser aucun objet ou équipement de valeur sur le site après les heures de fermeture.
Veuillez aussi noter que tout bris de la salle causé par un exposant·e est sous la responsabilité de ce dernier et tous les frais seront portés au compte de la compagnie concernée. L’utilisateur sera également responsable de protéger les tapis à l’entrée et à la sortie des stands, le cas échéant. Le Centre des congrès de Québec se réserve le droit de facturer tout dommage ayant été occasionné aux revêtements muraux et aux portes.
Aucun stand ou matériel ne doit obstruer l’accès à un équipement de sécurité : sortie de secours, cabinet d’incendie, déclencheur d’alarme, etc. Le Service d’incendie se réserve le droit de demander le déplacement d’un stand par mesure préventive, si les emplacements initiaux ne sont pas respectés.

Obligations et restrictions - Centre des congrès de Québec

Les obligations et restrictions suivantes s’appliquent aux exposant·e·s ainsi qu’au personnel du fournisseur de services d’exposition retenu par l’exposant·e, et ce, pendant le montage et le démontage du salon.

Obligations

Assurances

L’exposant·e doit posséder sa propre assurance responsabilité civile. Le Centre des congrès de Québec ou ses mandataires n’assument aucune responsabilité pour les dommages corporels ou matériels aux produits, stands, équipements ou décorations causés par le feu, l’eau et le vol, dans les lieux loués ou durant les transitions dans l’immeuble, et ce, quelle qu’en soit la cause.

Recyclage et collecte des matières résiduelles

L’exposant·e doit utiliser les nombreux équipements mis à sa disposition pour le recyclage (papier, carton, verre, plastique) tant lors du montage et du démontage que durant l’exposition. D’autres collectes sélectives peuvent être ajoutées à celles énumérées ci-dessus.

Les poubelles pour les déchets ultimes et le recyclage doivent être placées à l’extérieur du stand dans l’allée chaque soir dès la fermeture de l’exposition. Elles seront vidées par le personnel du Centre sans frais. Les poubelles laissées à l’intérieur du stand ne seront pas vidées.

Restrictions

Aires communes

L’exposant·e ne doit en aucun temps obstruer les couloirs, ascenseurs, escaliers mécaniques, foyers, halls, moniteurs, issues de secours de l’immeuble ou autres salles du Centre.

Animaux

La présence d’animaux doit faire l’objet d’une approbation du Centre. Seuls les chiens d’assistance pour personnes handicapées sont autorisés sans restriction.

Appareils de cuisson

L’exposant·e doit se conformer aux règles de prévention des incendies. Consulter le document Mesures de sécurité et prévention des incendies disponible le site Internet du Centre.

Autocollants 

L’utilisation d’autocollants, quels qu’ils soient, doit obligatoirement être préapprouvée par le Centre.

Ballons et confettis

L’usage des ballons gonflés à l’hélium doit être préautorisé par le coordonnateur de l’événement. Des frais seront imputés à l’exposant·e pour la récupération des ballons au plafond après l’exposition. L’utilisation de confettis et de paillettes est interdite.

Consommation d’alcool lors du montage et du démontage

Afin de diminuer les risques d’accident et à moins d’une entente particulière avec le Centre, aucune boisson alcoolisée n’est tolérée durant les périodes de montage et de démontage.

Enfants

Pour des raisons de sécurité, la présence d’enfants au débarcadère et dans la salle d’exposition n’est pas recommandée pendant les périodes de montage et de démontage.

Incendie

L’exposant·e doit se conformer aux règles de prévention des incendies. Consulter le document Mesures de sécurité et prévention des incendies disponible sur le site Internet du Centre.

Limites sonores

Si un équipement produit un bruit ou une odeur qui incommodent les exposant·e·s ou les visiteurs, l’exposant·e doit en cesser le fonctionnement. L’intensité du bruit ne doit pas dépasser 70 décibels à quatre pieds de la source de bruit.   Le Centre est le seul juge en la matière.

Ruban adhésif

Les seuls adhésifs permis au Centre sont les suivants et peuvent être achetés sur place :

Surfaces murales : Languettes de fixation murale 3M, no 7225

Surfaces de plancher : Echo Tape CL-W6033 ou VI-N6120  ou équivalent Echo Tape Double Face DC-W188F

Murs de brique : Languettes de fixation murale 3M, no 7225

Sécurité 

Le Centre assure la sécurité générale de l’immeuble sur une base de 24 heures. Ce service n’est toutefois pas responsable des biens et propriétés de l’exposant·e ou de l’événement à l’intérieur des lieux loués. Si l’exposant·e souhaite commander de la sécurité additionnelle spécifiquement pour son stand, il doit en faire la demande au responsable des expositions.