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Horaire

Mercredi 23 novembre Jeudi 24 novembre Vendredi 25 novembre
Montage
15 h à 20 h
8 h 00 à 9 h 30 (Montage léger seulement)
-
Démontage
-
-
13 h 15 à 18 h


Montage et démontage

Tout exposant·e doit repartir avec son propre matériel à la fin de l’événement.  Si un ramassage est prévu, il est de votre responsabilité d’identifier correctement l’envoi. Le CCSTH ne pourra pas être tenu responsable de frais occasionnés par une compagnie de livraison ne retrouvant pas votre matériel.

Aucun démontage ne pourra être entamé avant 13 h 15.

  

Service de messagerie

Les exposant·e·s qui utilisent les services de messagerie tels FedEx, UPS, Purolator ou autres doivent s’assurer que les frais de douanes, taxes, etc. sont payés à l’avance.  Toute marchandise expédiée « à percevoir » ne sera pas acceptée par le CCSTH.

Dans certains cas, les services de messagerie ne déclarent pas que les frais sont à payer par l’expéditeur lors de la livraison et le CCSTH reçoit parfois une facture 30-90 jours après la fin de l’événement.  Dans ces situations, le client sera refacturé avec des frais d’administration.

Il est de la responsabilité des exposant·e·s de contacter les services de messagerie pour la récupération du matériel après l’événement.  Les exposant·e·s doivent également apposer sur toutes les boîtes à expédier le « Bon de connaissement » du service de messagerie en question.

 

Manutention

Le CCSTH n’offre pas le service manutention. Les exposant·e·s doivent donc manutentionner eux-mêmes leurs équipements avec un chariot qui sera mis à votre disposition par le CCSTH. Le nombre de chariots est limité mais le personnel fera tout en son possible pour vous fournir l’équipement requis dans les meilleurs délais. Veuillez noter également qu’il est interdit d’utiliser les chariots de bagages du Sheraton Saint-Hyacinthe pour la manutention de votre matériel.

 

Entreposage

Le CCSTH ne possède pas les espaces nécessaires pour l’entreposage de matériel.  Il est de la responsabilité de l’exposant·e à l’intérieur de l’espace pour entreposer son matériel.  En aucun cas, les coffres de transport pourront être laissés dans les corridors de service.  Le matériel non requis devra être entreposé à même les espaces loués ou retourné dans votre véhicule.

 

Réception des marchandises

HEURES DU DÉBARCADÈRE
Mercredi 23 novembre  : 7 h à 20 h
Vendredi 3 décembre : 13 h 15 à 18 h

Tout exposant·e qui expédie son matériel directement au CCSTH (Centre de congrès de Saint-Hyacinthe) et qui n’est pas sur place pour le recevoir comprend que son matériel sera automatiquement manutentionné par le personnel du CCSTH et que des frais, payables sur place, pourraient s’appliquer.

Le CCSTH ne pourra être tenus responsables de bris ou de pertes des équipements reçus sans la présence du destinataire.

Afin de s’assurer de retrouver rapidement le matériel expédié, il est impératif d’indiquer les éléments suivants sur l’envoi :

Il est impératif que vous expédiez votre marchandise au Centre de congrès de Saint-Hyacinthe et non au Sheraton Saint-Hyacinthe puisqu’il s’agit de quais de réception différents.

Considérant l’espace d’entreposage restreint au CCSTH, nous demandons qu’aucune livraison de matériel ne soit effectuée avant le jour de votre installation.  

Il en est de même pour la récupération du matériel.  Tout exposant·e doit repartir avec son propre matériel à la fin de l’événement.  Si un ramassage est prévu, il est de votre responsabilité d’identifier correctement l’envoi. Le CCSTH ne pourra pas être tenu responsable de frais occasionnés par une compagnie de livraison ne retrouvant pas votre matériel.

 

Quai de réception

Le stationnement n’est pas permis aux quais de réception.  Seuls le déchargement et le chargement sont autorisés et tout contrevenant verra son véhicule remorqué aux frais du propriétaire.  La livraison et la cueillette de matériel sont interdites aux entrées principales du Centre de congrès même s’il ne s’agit que de petites boîtes.  Toutes les marchandises doivent obligatoirement être livrées par le quai de réception.

Les quais sont situés à droite de l’établissement du Centre de congrès et l’accès s’y fait par le stationnement des Galeries St-Hyacinthe, au 1325 rue Daniel-Johnson Ouest, Saint-Hyacinthe, QC, J2S 8S4

 
Numéro de quaiAccèsUtilisation
Quai 13’ de hauteurRéservé aux cubes et camions-remorques
Quai 23’ de hauteurRéservé aux cubes et camions-remorques
Quai 3Au niveau du solRéservé aux petites voitures et camions
Quai 4Au niveau du solRéservé aux petites voitures et camions
Quai 5Au niveau du solLivraison directement dans la salle principale.  Autorisation requise.


Transporteur officiel du congrès

North American Logistics Services inc. (NALSI)
Pour toute commande de transport de marchandise, veuillez remplir le Bon de commande, et l’envoyer par courriel à fvera@nalsi.com

 Important

  • Le personnel du Centre n’est pas autorisé à appeler le transporteur au nom de l’exposant·e.
  • Pour toute expédition à l’extérieur du Canada, une facture commerciale en trois copies, produite par l’exposant, doit être jointe au connaissement. À défaut de joindre ce document, la cueillette sera refusée par le transporteur.

Obligations et restrictions - Centre des congrès de Saint-Hyacinthe

Les obligations et restrictions suivantes s’appliquent aux exposant·e·s ainsi qu’au personnel du fournisseur de services d’exposition retenu par l’exposant·e, et ce, pendant le montage et le démontage du salon.

Obligations

Assurances

L’exposant doit posséder ses propres assurances « responsabilité ».  Le CCSTH n’assume aucune responsabilité pour les dommages corporels ou matériels y compris mais non de façon limitative, aux produits, stands, équipements ou décorations causés par le feu, l’eau et le vol, dans les lieux loués ou durant les déplacements dans le CCSTH et ce, qu’elle qu’en soit la cause.

Recyclage et collecte des matières résiduelles

L’exposant doit utiliser les nombreux équipements mis à sa disposition pour le recyclage (papier, carton, verre, plastique) tant lors du montage et du démontage que durant l’exposition.

Le CCSTH recommande à ses exposants de ne pas remettre de façon abusive des documents papiers et de privilégier l’échange de documents électroniques avec les congressistes.

Restrictions

Aires communes

L’exposant ne doit, en aucun temps, obstruer les entrées principales, les couloirs, les ascenseurs, les foyers, les bornes interactives, les écrans de télévision, les issues de secours de l’établissement ou les autres salles du CCSTH sans autorisation au préalable.

Animaux

La présence d’animaux doit faire l’objet d’une approbation de la direction du CCSTH.  Seuls les chiens d’assistance pour personnes handicapées sont autorisés sans restriction.

Appareils de cuisson

Pour des raisons de sécurité et de ventilation, aucun appareil de cuisson ne peut être installé dans le CCSTH.

Nourriture

Le CCSTH possède l’exclusivité de vente et de distribution de nourriture et de boisson à l’intérieur de l’établissement.  Aucune nourriture ou boisson ne peut être distribuée, vendue ou donnée aux visiteurs.  Des ententes peuvent être prises avec votre coordonnateur/coordonnatrice aux ventes à ce sujet.

Ballons et confettis

L’usage de ballons gonflés à l’hélium doit être préautorisé par le coordonnateur/coordonnatrice aux ventes.  Des frais pourraient s’appliquer pour la récupération des ballons au plafond après vos activités.

 

L’utilisation de confettis et des paillettes est interdite.

Sécurité Le CCSTH assure la sécurité générale de l’établissement sur une base de 24 heures.  Ce service n’est toutefois pas responsable des biens et propriétés du client ou de l’événement à l’intérieur des lieux loués.  Si vous désirez de la sécurité additionnelle, vous devez en faire la demande auprès de votre coordonnateur/coordonnatrice aux ventes.