Montage 

Mercredi le 29 novembre : 15 h à 20 h

Aucune livraison relative à l’événement ne sera acceptée avant le mercredi 29 novembre 2023. Toute livraison avant cette date sera systématiquement refusée.
Tout exposant.e qui expédie directement au Centre des Congrès de Québec par un transporteur ou par un service de messagerie pourra être livré directement à votre stand par ce dernier. Toutefois, si votre livreur nécessite de l’assistance (chariot élévateur ou autre), ce service ne sera disponible qu’à compter de 15 h.
Le transport de matériel ne nécessitant pas l’utilisation d’appareil de levage pourra être effectuée par les exposant.e.s en utilisant les chariots manuels disponibles au quai du débarcadère.

Démontage

Vendredi 1er décembre : 13 h 15 à 18 h

Tous les items envoyés à l’entreposage vous seront retournés par le manutentionnaire. Nous ne pouvons garantir l’heure à laquelle vous recevrez votre marchandise et comprenez que le retour sera fait sur une base aléatoire.
À la fin des heures prévues pour le démontage de l’exposition, tout matériel non récupéré par le transporteur ou le service de messagerie de l’exposant.e sera automatiquement pris en charge par le transporteur officiel de l’évènement, North American Logistics Services inc. (NALSI) et tous les frais seront facturés à l’exposant.e.
Aucun démontage ne pourra être entamé avant 13 h 15.

Manutention

Mercredi 29 novembre : 15 h à 20 h
Vendredi 1er décembre : 13 h 15 à 18 h

La manutention de matériel nécessitant l’utilisation d’appareil de levage est exclusive et sera effectuée par le Centre des Congrès de Québec. Ce service est fourni par l’organisation.
Le transport de matériel ne nécessitant pas l’utilisation d’appareil de levage pourra être effectuée par les exposant.e.s en utilisant les chariots manuels disponibles au quai du débarcadère.

Livraison

HEURES DU DÉBARCADÈRE
Mercredi 29 novembre décembre : 7 h à 20 h
Vendredi 1er décembre : 13 h 15 à 18 h
*ATTENTION : le Centre des Congrès de Québec acceptera la livraison de votre matériel à partir du 29 novembre. Des frais d’entreposage pré-événement s’appliquent pour toute livraison effectuée avant cette date.

ADRESSE DE LIVRAISON
Débarcadère niveau 4
855, rue Jean-Jacques-Bertrand
Québec (Québec) G1R 5V3

LIBELLÉ DE LIVRAISON
Compléter le libellé de livraison avec les informations suivantes :
Centre des congrès de Québec
35e congrès AQEP 2023 – Salle 400AB
Le nom de votre compagnie : _______  Numéro de stand : _____
Débarcadère Niveau 4
855, rue Jean-Jacques-Bertrand
Québec (Québec)
G1R 5V3

DÉBARCADÈRE

Pour consulter l’emplacement détaillé, cliquez ici.

Les camions et les semi-remorques ne doivent pas excéder 53 pieds (16,15 m) de longueur et 13 pieds 6 pouces (4,11 m) de hauteur.

Ce débarcadère est conçu pour recevoir sept véhicules simultanément.

IMPORTANT :

• La livraison et la cueillette de matériel sont interdites aux entrées du Centre des congrès et doivent s’effectuer par le débarcadère.
• Le stationnement est interdit au débarcadère. Seuls le déchargement et le chargement sont autorisés et tout contrevenant pourrait voir son véhicule remorqué.

Procédure de sortie lors du démontage

L’exposant.e qui manutentionne lui-même son matériel au démontage et utilise son propre véhicule doit :

1. Attendre que le personnel du Centre des congrès achemine ses contenants vides à son stand, dès que les tapis d’allée auront été retirés par le fournisseur des services d’exposition.
2. Emballer son matériel.
3. Acheminer son matériel complet (et non une partie seulement) au débarcadère à l’aide d’un chariot manuel ou demander l’assistance d’un manutentionnaire ou d’un opérateur du chariot élévateur du Centre.
4. Signifier au chef de quai, qui lui remettra un coupon, que son matériel complet est prêt à être chargé.
5. Laisser son matériel sur le quai et aller récupérer son véhicule.
6. Faire la file à l’entrée du débarcadère et présenter son coupon au préposé au trafic, qui lui assignera une porte à l’intérieur du débarcadère dès qu’elle sera libre.
7. Stationner son véhicule et procéder rapidement au chargement de son véhicule.

Service de messagerie

Les exposant·e·s qui utilisent les services de messagerie tels FedEx, UPS, Purolator ou autres doivent s’assurer que les frais de douanes, taxes, etc. sont payés à l’avance.  Toute marchandise expédiée « à percevoir » ne sera pas acceptée par le CCQ.

Dans certains cas, les services de messagerie ne déclarent pas que les frais sont à payer par l’expéditeur lors de la livraison et le CCQ reçoit parfois une facture 30-90 jours après la fin de l’événement.  Dans ces situations, le client sera refacturé avec des frais d’administration.

Il est de la responsabilité des exposant.e.s de contacter les services de messagerie pour la récupération du matériel après l’événement.  Les exposant.e.s doivent également apposer sur toutes les boîtes à expédier le « Bon de connaissement » du service de messagerie en question.

 Important

• Le personnel du Centre n’est pas autorisé à appeler le transporteur au nom de l’exposant·e.
• Pour toute expédition à l’extérieur du Canada, une facture commerciale en trois copies, produite par l’exposant, doit être jointe au connaissement. À défaut de joindre ce document, la cueillette sera refusée par le transporteur.

Sécurité

L’expédition de la marchandise de chacun des exposant.e.s est sous sa propre responsabilité et/ou sous la responsabilité de la compagnie de transport choisie par celui-ci. Pendant les heures d’ouverture de l’exposition, chaque exposant.e est entièrement responsable de son stand et doit souscrire à sa propre assurance vol-incendie et assurance des tiers, s’il le désire. Pour plus de sécurité, prière de ne laisser aucun objet ou équipement de valeur sur le site après les heures de fermeture.
Veuillez aussi noter que tout bris de la salle causé par un exposant.e est sous la responsabilité de ce dernier et tous les frais seront portés au compte de la compagnie concernée. L’utilisateur sera également responsable de protéger les tapis à l’entrée et à la sortie des stands, le cas échéant. Le Centre des congrès se réserve le droit de facturer tout dommage ayant été occasionné aux revêtements muraux et aux portes.
Aucun stand ou matériel ne doit obstruer l’accès à un équipement de sécurité : sortie de secours, cabinet d’incendie, déclencheur d’alarme, etc. Le Service d’incendie se réserve le droit de demander le déplacement d’un stand par mesure préventive, si les emplacements initiaux ne sont pas respectés.