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Horaire du congrès

Montage
Mercredi le 12 mai de 15 h à 21 h
Salon des exposants
Jeudi 13 mai : 7 h 30 à 15 h 30

Vendredi 14 mai : 7 h 30 à 13 h 30
Démontage
Vendredi 14 mai : 13 h 30 à 17 h

L’horaire détaillé du congrès sera disponible sur le site Web du congrès ou sur le site de l’AQSP à partir de janvier 2021.

Informations pour les exposants

À FAIRE

  1. Réservez votre espace d’exposition – onglet Réservez votre espace
  2. Prenez connaissance des Termes et conditions s’appliquant aux exposants.
  3. Remplissez les formulaires suivants :
         – Laissez-passer d’exposants (obligatoire) – onglet Laissez-passer
         – Services techniques (s’il y a lieu) – onglet Services additionnels
  4. Effectuez votre réservation à l’hôtel – onglet Hébergement

 

LIVRAISON

Les heures de livraison sont de 9h00 à 16h30 du lundi au vendredi.

La réception et l’envoi de marchandises s’effectuent seulement par le quai de réception du Centre des Congrès situé sur la rue St-Roch.

La marchandise doit être identifiée au nom et à la date de l’événement, le nom du destinataire, son adresse complète et le numéro de téléphone.

Les boîtes qui ne sont pas correctement identifiées ne seront pas acceptées par l’hôtel.

Les dimensions du débarcadère (rue St-Roch) sont :

  • Entrée extérieure : 13.75 pieds (4.19 mètres) de hauteur
  • Pallier entrée extérieure : 3.5 pieds (1.06 mètres) de hauteur
  • Porte extérieure (pallier) : 8.1 pieds de largeur et 7.5 pieds (2.46 mètres) de hauteur

 

MONTAGE

Tous les exposants devront se conformer et respecter les heures convenues pour le montage et le démontage des kiosques. Tout exposant s’installant ou livrant du matériel sans permission dans l’établissement en dehors des heures confirmées s’expose à se voir refuser l’accès au site et/ou se faire facturer des frais d’entreposage de matériel.

 

MANUTENTION

L’hôtel ne dispose d’aucun équipement ni de main-d’œuvre pour la manutention, l’installation et l’expédition des marchandises.

La capacité maximum du monte-charge est de 10,000 livres.

Les dimensions sont :

  • 18 pieds (5.48 mètres) de profondeur
  • 7.8 pieds (2.37 mètres) de largeur
  • 7.6 pieds (2.31 mètres) de hauteur

 

SERVICES DE MESSAGERIE

Les exposants qui utilisent les services de messagerie tels FedEx, UPS, Purolator ou autres doivent s’assurer que les frais de douanes, taxes, etc. sont payés à l’avance.  Toute marchandise expédiée « à percevoir » ne sera pas acceptée par le Centre de congrès.

Il est de la responsabilité des exposants de contacter les services de messagerie pour la récupération du matériel après l’événement.  Les exposants doivent également apposer sur toutes les boîtes à expédier le « Bon de connaissement » du service de messagerie en question.

 

DÉMONTAGE

Le démontage et l’expédition des marchandises doivent être faits le jour même de la fin de l’exposition.

Veuillez noter que vous êtes responsables d’organiser le retour de votre marchandise.

À la fin des heures prévues pour le démontage de l’exposition, tout matériel non récupéré par le transporteur ou le service de messagerie de l’exposant sera automatiquement pris en charge par le transporteur officiel de l’événement, North American Logistics Services inc. (NALSI) et tous les frais seront facturés à l’exposant.

Aucun démontage ne pourra être entamé avant 13 h 30.

 

ADHÉSIFS PERMIS

Les seuls adhésifs permis sont : le ruban vert à peinture et la gommette blanche.

 

ASSURANCES

L’exposant devra aussi posséder ses propres assurances responsabilités. L’hôtel n’assume aucune responsabilité pour tout effet ou objet laissé ou perdu dans les salons ou tous autres locaux.

messagerie pour la récupération du matériel après l’événement.  Les exposants doivent également apposer sur toutes les boîtes à expédier le « Bon de connaissement » du service de messagerie en question.

 

PAUSES-SANTÉ

À chacune des pauses, jus et café seront offerts au sein de l’exposition.

 

SÉCURITÉ

L’expédition de la marchandise de chacun des exposants est sous sa propre responsabilité et/ou sous la responsabilité de la compagnie de transport choisie par celui-ci. Pendant les heures d’ouverture de l’exposition, chaque exposant est entièrement responsable de son stand et doit souscrire à sa propre assurance vol-incendie et assurance des tiers, s’il le désire. Chaque exposant est également responsable d’avoir sur place, s’il le désire, un agent de sécurité pour assurer la surveillance de son matériel sur le lieu de l’exposition. Pour plus de sécurité, prière de ne laisser aucun objet ou équipement de valeur sur le site après les heures d’ouverture du salon.

Toute forme de sécurité, autre que la sécurité générale de l’établissement, devra être assumée par le requérant.

Les exposants conviennent qu’en aucun cas le personnel de l’établissement n’assumera la surveillance des biens exposés ou de tout autre bien que l’exposant, son personnel ou ses mandataires auront laissé sur les lieux. L’exposant assumera intégralement cette responsabilité en tout temps et à ses frais.

Veuillez aussi noter que tout bris de la salle causé par un exposant est sous la responsabilité de ce dernier et tous les frais seront portés au compte de la compagnie concernée. L’utilisateur sera également responsable de protéger les tapis à l’entrée et à la sortie des stands, le cas échéant. Nous nous réservons le droit de facturer tout dommage ayant été occasionné aux revêtements muraux et aux portes.

 

RESPECT DES ESPACES ALLOUÉS

Toutes les sorties d’urgence, cabinets d’incendie, déclencheurs d’alarme, escaliers et aires de service devront être dégagés. L’hôtel se réserve le droit de demander le déplacement de tout objet bloquant l’accès à une sortie