INFORMATIONS POUR LES EXPOSANTS
HORAIRE DU CONGRÈS
| Mercredi 10 Mai | Jeudi 11 Mai | Vendredi 12 Mai | |
|---|---|---|---|
Montage | 15 h à 20 h | - | - |
Démontage | - | - | 13 h 30 à 17 h |
Salon de l'exposition | - | 7 h 30 à 15 h 30 | 7 h 30 à 13 h 30 |
L’horaire détaillé du congrès sera disponible sur le site Web du congrès ou sur le site de l’AQSP à partir de février 2023.
À FAIRE
- Réservez votre espace d'exposition
- Prenez connaissance des Termes et conditions
- Remplissez le formulaires de Laissez-Passer
- Effectuez votre réservation à l'hôtel
SERVICES ALIMENTAIRES
Le concessionnaire Capital HRS inc. possède l’exclusivité de la vente et la distribution de nourriture et de boisson à l’intérieur du Centre des congrès de Québec.
Tout alcool provenant de l’extérieur, même à des fins personnelles, est formellement interdit en vertu du permis d’alcool actuellement en vigueur.
Si l’exposant souhaite distribuer, vendre ou donner des échantillons alimentaires dans son stand, il doit obligatoirement obtenir l’autorisation préalable de la part de Capital HRS.
Capital HRS: Francesca Morin
Téléphone : 418 649-7711, poste 4614
fmorin@convention.qc.ca
STATIONNEMENT
Voitures
Le Centre est situé à proximité de nombreux espaces de stationnement souterrain situés à Place Québec (accessible par la rue Saint-Joachim), au complexe Marie-Guyart, à Place Haute-Ville (sous l’hôtel Delta Québec) et, finalement, au stationnement D’Youville (place D’Youville). L’ensemble de ces espaces est relié par des corridors intérieurs pour plus de commodité. Ils sont en activité 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
En semaine (de jour), il est fortement suggéré d’envisager l’utilisation des transports durables (covoiturage, transports en commun, Parc-O-Bus) en raison des activités intenses dans le secteur et de certains travaux de réfection. Pour plus de renseignements, merci de consulter le site Internet du Centre des congrès de Québec.
Le stationnement est interdit en tout temps sur la promenade Desjardins (entrée privée située entre le Centre des congrès de Québec et l’hôtel Hilton Québec).
Véhicules lourds
Une entente permettant de stationner un véhicule lourd sans frais à proximité du Centre peut être prise, à 72 heures d’avis par courriel, en communiquant avec :
Madame Geneviève Guay
Responsable des expositions
Centre des congrès de Québec
418 649-7711, poste 4034
DÉBARCADÈRE
IMPORTANT :
- Le Centre des congrès de Québec acceptera le matériel à partir du mardi 9 mai 2023.
- Des frais d’entreposage préévénement pourraient s’appliquer pour tout matériel d’exposant reçu avant cette date.
- La livraison et la cueillette de matériel sont interdites aux entrées du Centre et doivent s’effectuer par le débarcadère.
- Le stationnement est interdit au débarcadère. Seuls le déchargement et le chargement sont autorisés et tout contrevenant pourrait voir son véhicule remorqué.
Pour consulter l’emplacement détaillé, cliquez ici.
Les camions et les semi-remorques ne doivent pas excéder 48’ (14,63 m) de longueur et 13’ (3,96 m) de hauteur.
Ce débarcadère est conçu pour recevoir un maximum de trois véhicules simultanément et nécessite l’opération du monte-charge par un préposé du Centre des congrès de Québec.
Accès pour véhicule lourd et équipement industriel en démonstration durant l’exposition
Une grande porte donnant sur la rue Jean-Jacques-Bertrand est située à l’extrémité ouest du corridor de service au niveau 4. Ses dimensions sont de 22 pieds (6,70 m) de largeur x 15 pieds (4,57 m) de hauteur. Pour obtenir l’autorisation d’y accéder, l’exposant doit communiquer avec :
Madame Geneviève Guay
Responsable des expositions
Centre des congrès de Québec
418 649-7711, poste 4034
FOURNISSEUR OFFICIEL DES SERVICES D’EXPOSITION
Groupe ABP
Personne-ressource : Alexy Germain
Téléphone : 418.659.2520 ext.:3214
www.groupeabp.com
exposition@groupeabp.com
Services offerts par ABP :
- Location de stands personnalisés
- Location de mobilier, d’accessoires et de plantes
- Production d’affiches et de bannières
- Main-d’œuvre pour montage et démontage
TRANSPORTEUR ET COURTIER EN DOUANE OFFICIEL DE L’ÉVÉNEMENT
À la fin des heures prévues pour le démontage de l’exposition, tout matériel non récupéré par le transporteur de l’exposant sera automatiquement pris en charge par le transporteur officiel de l’événement (North American Logistics Services Inc.), et tous les frais seront facturés à l’exposant.
L’exposant qui utilise un messager tels FedEx, UPS, Purolator ou autre doit s’assurer que les frais de dédouanement et de taxes sont payés à l’avance. Toute marchandise expédiée « port dû » ne sera pas acceptée par le Centre des congrès de Québec. Dans certains cas, le messager omet de déclarer que des frais devront être payés par l’expéditeur lors de la livraison et le Centre reçoit indûment une facture parfois 30 à 90 jours après la fin de l’événement. Le cas échéant, l’exposant sera refacturé par le Centre avec des frais d’administration en sus.
Que l’exposant choisisse ou non de retenir les services du transporteur et courtier en douane officiel de l’événement, il doit s’assurer de transmettre des instructions claires au transporteur utilisé quant au courtier en douane qui sera responsable de dédouaner son matériel à son arrivée en sol canadien. Des informations manquantes ou erronées pourront malheureusement entraîner des retards pour lesquels le Centre des congrès de Québec n’a aucun contrôle.
Pour contacter le transporteur officiel, vous pouvez communiquer avec Fernando Vera : fvera@nalsi.com
Vous pouvez aussi remplir le BON DE COMMANDE
ÉTIQUETTE POUR EXPÉDITION DE MATÉRIEL D’EXPOSITION DIRECTEMENT AU CENTRE DES CONGRÈS DE QUÉBEC
ÉTIQUETTE POUR EXPÉDITION DE MATÉRIEL :
Nom de l’expéditeur:
Adresse:
Téléphone:
Nombre de colis:
Transporteur et courtier en douane:
NOM DE L’ENTREPRISE : ___________________________
NUMÉRO DE STAND : ______________________________
NOM DE L’ÉVÉNEMENT : ___________________________
CENTRE DES CONGRÈS DE QUÉBEC DÉBARCADÈRE NIVEAU 1
875, RUE SAINT-JOACHIM, QUÉBEC ,QC, G1R 5V4
MANUTENTION ET ENTREPOSAGE OBLIGATOIRE
IMPORTANT : Tout exposant qui expédie son matériel directement au Centre des congrès de Québec par un transporteur comprend que son matériel sera automatiquement manutentionné par le personnel du Centre et que des frais de manutention, payables sur place, s’appliqueront.
Tout exposant qui arrive au débarcadère avec son propre véhicule peut, s’il le désire, manutentionner lui-même son matériel à l’aide d’un chariot à quatre roues qui sera mis à sa disposition par le Centre.
La manutention inclut les opérations suivantes :
Déchargement du matériel au débarcadère à la livraison.
Acheminement du matériel du débarcadère au stand.
Déplacement des contenants vides du stand à la zone d’entreposage.
Déplacement des contenants vides de la zone d’entreposage au stand.
Acheminement du matériel du stand au débarcadère.
Chargement du matériel au débarcadère à la cueillette.
À NOTER :
Des frais de manutention s’appliquent, même si l’exposant manutentionne lui-même son matériel à la livraison et à la cueillette, pour le déplacement de contenants vides du stand à la zone d’entreposage et leur retour au stand à la fermeture de l’exposition.
L’entreposage des contenants vides pendant l’événement est obligatoire et doit être confirmé par chaque exposant en remplissant à l’avance le bon de commande Manutention et entreposage disponible en ligne sur le site Internet du Centre ou aucomptoir de service lors du montage de l’exposition.
Ce service inclut les étiquettes d’entreposage, disponibles sans frais au comptoir de service du Centre, pour l’identification des contenants vides. SVP, inscrire le numéro de stand en grands caractères.
Pour des raisons de sécurité, l’exposant n’est pas autorisé à effectuer son entreposage lui-même.
En vertu du règlement du Service des incendies de la Ville de Québec, aucune boîte de carton ni caisse de transport vide ne seront tolérées à l’intérieur ou à l’arrière du stand.
L’exposant qui ne souhaite pas payer pour l’entreposage de ses contenants vides à l’intérieur du Centre est responsable de les manutentionner lui-même pour les sortir et les entreposer hors du Centre et de les rapporter lors du démontage.
Le Centre des congrès de Québec détient l’exclusivité des services de manutention au débarcadère et en salle. Les transpalettes manuels et électriques ainsi que les chariots élévateurs externes sont interdits. Pour tout besoin de manutention sur place, voir le chef de quai ou communiquer avec la responsable des expositions.
Pour vos besoins de services du Centre de congrès de Québec :
- Manutention et entreposage des contenants vides
- Accrochage
- Nettoyage de stands
Vous devez en faire la commande via leur portail : PORTAIL DU CCQ
Date butoir pour les tarifs préférentiels : Mercredi 26 avril à 16 :00
RETOUR DU MATÉRIEL D'EXPOSITION
Le retour du matériel ne s’effectue pas automatiquement. C’est un processus qui gagne à être planifié par l’exposant.
Si l’exposant ne transige pas avec le transporteur officiel de l’événement pour le retour de son matériel et choisit de retenir les services de son propre transporteur, il doit obligatoirement :
Appeler son transporteur à l’avance et demander la cueillette le jour même avant la fin de la période de démontage.
Apposer une copie de son connaissement électronique sur tous les colis ou remplir manuellement son connaissement en trois copies en prenant soin d’indiquer son numéro de compte.
N.B. Le Centre n’offre pas les connaissements des différents transporteurs; voir le transporteur et courtier en douane officiel sur place au besoin.Identifier tous les colis (ex. : 1 de 2, 2 de 2) en spécifiant l’adresse d’expédition, son numéro de cellulaire et son numéro de stand.
Aviser le chef de quai que l’expédition est prête à être ramassée par son transporteur et lui remettre une copie de son connaissement dûment rempli.
Important :
Le personnel du Centre n’est pas autorisé à appeler le transporteur au nom de l’exposant.
Pour toute expédition à l’extérieur du Canada, une facture commerciale en trois copies, produite par l’exposant, doit être jointe au connaissement. À défaut de joindre ce document, la cueillette sera refusée par le transporteur.
PROCÉDURE DE SORTIE LORS DU DÉMONTAGE
L’exposant qui manutentionne lui-même son matériel au démontage et utilise son propre véhicule doit :
- Attendre que le personnel du Centre achemine ses contenants vides à son stand, dès que les tapis d’allée auront été retirés par le fournisseur des services d’exposition.
- Emballer son matériel.
- Acheminer son matériel complet (et non une partie seulement) au débarcadère à l’aide d’un chariot manuel ou demander l’assistance d’un manutentionnaire ou d’un opérateur du chariot élévateur du Centre.
- Signifier au chef de quai, qui lui remettra un coupon, que son matériel complet est prêt à être chargé.
- Laisser son matériel sur le quai et aller récupérer son véhicule.
- Faire la file à l’entrée du débarcadère et présenter son coupon au préposé au trafic, qui lui assignera une porte à l’intérieur du débarcadère dès qu’elle sera libre.
SERVICE DU CENTRE DES CONGRÈS
Pour commander des services pour son stand, l’exposant doit :
- Se rendre directement à la page Bons de commande du site Internet du Centre des congrès de Québec.
- Sélectionner l’événement dans le cadre duquel il expose.
- Suivre les étapes; tout se fait en ligne!Le Centre offre un rabais de 20 % aux exposants qui commandent leurs services avant Mercredi 26 avril avant 16:00
- Sur place, un comptoir de services permettra de répondre aux demandes de dernière minute, les services seront alors au prix régulier. Il est possible que certains services ne puissent être rendus.
Tous sont exclusifs, à l’exception du nettoyage de stand :
- Accrochage
- Manutention et entreposage
- Électricité
- Nettoyage de stand
Sont également disponibles, sur demande exclusivement : électricité autre que 120 V 15 A, personnel temporaire, plomberie, sécurité et téléphonie et tout autre service connexe.
Pour toute information :
Services aux exposants
418 649-7711, poste 0
ou
1 888 679-4000, services@convention.qc.ca
SERVICES INTERNET, SERVICES AUDIOVISUELS ET LOCATION DE MATÉRIEL INFORMATIQUE
Au Centre des congrès de Québec, Encore est le :
- Fournisseur exclusif pour les services Internet
- Fournisseur officiel pour les services audiovisuels et la location de matériel informatique
N.B. : Le service Internet sans fil gratuit est disponible partout dans le Centre.
Encore Technologies d’événement / Audiovisuel
exposants-CCQ-ca@encoreglobal.com