Informations pour les exposants
Centre des congrès de Québec (CCQ) 1000, boulevard René-Lévesque Est Québec (Québec) G1R 5T8 418 644-4000
HORAIRE DU CONGRÈS
| Mercredi 1 Mai | Jeudi 2 Mai | Vendredi 3 Mai | |
|---|---|---|---|
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Montage |
15 h à 20 h |
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Démontage |
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13 h 30 à 17 h |
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Salon de l'exposition |
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7 h 30 à 15 h 30 |
7 h 30 à 13 h 30 |
Par respect pour les visiteurs, l’exposant n’est pas autorisé à démonter son stand ou à en retirer le contenu avant la fermeture officielle de l’exposition.
L’horaire détaillé du congrès sera disponible sur le site Web du congrès ou sur le site de l’AQSP à partir de février 2024.
À FAIRE
- Réservez votre stand à l'onglet RÉSERVEZ VOTRE ESPACE;
- Prenez connaissance des informations pour les exposants;
- Identifiez les représentants qui seront à votre stand à l'onglet LAISSEZ-PASSER;
- Effectuez votre réservation à l'hôtel en consultant l'onglet HÉBERGEMENT ET TRANSPORT.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
Expédition de matériel
Étiquette pour expédition de matériel d’exposition directement au centre des congrès de québec
Centre des congrès de Québec – Débarcadère niveau 1
875, rue Saint-Joachim Québec (Québec) G1R 5V4
Pour consulter l’emplacement détaillé, CLIQUEZ ICI.
Débarcadère niveau 1
Les camions et les semi-remorques ne doivent pas excéder 48′ (14,63 m) de longueur et 13′ (3,96 m) de hauteur.
La porte donnant accès à la salle d’exposition mesure 7 pieds 10 pouces (2,38 m) de largeur x 10 pieds (3,04 m) de hauteur. L’exposant est responsable de prendre à l’avance des dispositions particulières pour la manutention de toute caisse de transport surdimensionnée.
Ce débarcadère est conçu pour recevoir un maximum de trois véhicules simultanément et nécessite l’opération du monte-charge par un préposé du Centre des congrès de Québec.
IMPORTANT :
- Le Centre des congrès de Québec acceptera le matériel à partir du X mai 2025;
- Des frais d'entreposage préévénement pourraient s'appliquer pour tout matériel d'exposant reçu avant la date du X mai 2025;
- La livraison et la cueillette de matériel sont interdites aux entrées du Centre et doivent s'effectuer par le débarcadère;
- Le stationnement est interdit au débarcadère. Seuls le déchargement et le chargement sont autorisés et tout contrevenant pourrait voir son véhicule remorqué.
Accès pour véhicule lourd et équipement industriel en démonstration durant l’exposition
Une grande porte donnant sur la rue Jean-Jacques-Bertrand est située à l’extrémité ouest du corridor de service au niveau 4. Ses dimensions sont de 22 pieds (6,70 m) de largeur x 15 pieds(4,57 m) de hauteur. Pour obtenir l’autorisation d’y accéder, l’exposant doit communiquer avec :
Veuillez aviser la responsable des expositions si vous prévoyez avoir besoin de cet accès, car des particularités techniques s’appliquent (présence d’un agent de sécurité aux frais de l’organisateur (ou promoteur) et vérification de la capacité de charge du plancher, etc.).
IMPORTANT : Tout exposant qui expédie son matériel directement au Centre des congrès de Québec par un transporteur comprend que son matériel sera automatiquement manutentionné par le personnel du Centre et que des frais de manutention, payables sur place, s’appliqueront.
Tout exposant qui arrive au débarcadère avec son propre véhicule peut, s’il le désire, manutentionner lui-même son matériel à l’aide d’un chariot à quatre roues qui sera mis à sa disposition par le Centre.
La manutention inclut les opérations suivantes :
- Déchargement du matériel au débarcadère à la livraison.
- Acheminement du matériel du débarcadère au stand.
- Déplacement des contenants vides du stand à la zone d’entreposage.
- Déplacement des contenants vides de la zone d’entreposage au stand.
- Acheminement du matériel du stand au débarcadère.
- Chargement du matériel au débarcadère à la cueillette.
IMPORTANT :
- Des frais de manutention s’appliquent, même si l’exposant manutentionne lui-même son matériel à la livraison et à la cueillette, pour le déplacement de contenants vides du stand à la zone d’entreposage et leur retour au stand à la fermeture de l’exposition.
- L’entreposage des contenants vides pendant l’événement est obligatoire et doit être confirmé par chaque exposant en remplissant à l’avance le bon de commande Manutention et entreposage disponible en ligne sur le site Internet du Centre ou au comptoir de service lors du montage de l’exposition.
- Ce service inclut les étiquettes d’entreposage, disponibles sans frais au comptoir de service du Centre, pour l’identification des contenants vides. SVP, inscrire le numéro de stand en grands caractères.
- Pour des raisons de sécurité, l’exposant n’est pas autorisé à effectuer son entreposage lui-même.
- En vertu du règlement du Service des incendies de la Ville de Québec, aucune boîte de carton ni caisse de transport vide ne seront tolérées à l’intérieur ou à l’arrière du stand.
- L’exposant qui ne souhaite pas payer pour l’entreposage de ses contenants vides à l’intérieur du Centre est responsable de les manutentionner lui-même pour les sortir et les entreposer hors du Centre et de les rapporter lors du démontage.
- Le Centre des congrès de Québec détient l’exclusivité des services de manutention au débarcadère et en salle. Les transpalettes manuels et électriques ainsi que les chariots élévateurs externes sont interdits. Pour tout besoin de manutention sur place, voir le chef de quai ou communiquer avec la responsable des expositions.
DÉMONTAGE
IMPORTANT :
- À la fin des heures prévues pour le démontage de l’exposition, tout matériel non récupéré par le transporteur de l’exposant sera automatiquement pris en charge (forced freight) par le transporteur officiel de l’événement (indiquez le transporteur et courtier en douane choisi) et tous les frais seront facturés à l’exposant.
- L’exposant qui utilise un messager tels FedEx, UPS, Purolator ou autre doit s’assurer que les frais de dédouanement et de taxes sont payés à l’avance. Toute marchandise expédiée “port dû” ne sera pas acceptée par le Centre des congrès de Québec. Dans certains cas, le messager omet de déclarer que des frais devront être payés par l’expéditeur lors de la livraison et le Centre reçoit indûment une facture parfois 30 à 90 jours après la fin de l’événement. Le cas échéant, l’exposant sera refacturé par le Centre avec des frais d’administration en sus.
- Que l’exposant choisisse ou non de retenir les services du transporteur et courtier en douane officiel de l’événement, il doit s’assurer de transmettre des instructions claires au transporteur utilisé quant au courtier en douane qui sera responsable de dédouaner son matériel à son arrivée en sol canadien. Des informations manquantes ou erronées pourront malheureusement entraîner des retards pour lesquels le Centre des congrès de Québec n’a aucun contrôle.
Procédure de sortie lors du démontage
L’exposant qui manutentionne lui-même son matériel au démontage et utilise son propre véhicule doit :
- Attendre que le personnel du Centre achemine ses contenants vides à son stand, dès que les tapis d’allée auront été retirés par le fournisseur des services d’exposition.
- Emballer son matériel.
- Acheminer son matériel complet (et non une partie seulement) au débarcadère à l’aide d’un chariot manuel ou demander l’assistance d’un manutentionnaire ou d’un opérateur du chariot élévateur du Centre.
- Signifier au chef de quai, qui lui remettra un coupon, que son matériel complet est prêt à être chargé.
- Laisser son matériel sur le quai et aller récupérer son véhicule.
- Faire la file à l’entrée du débarcadère et présenter son coupon au préposé au trafic, qui lui assignera une porte à l’intérieur du débarcadère dès qu’elle sera libre.
- Stationner son véhicule et procéder rapidement au chargement de son véhicule.
Retour du matériel d’exposition
Le retour du matériel ne s’effectue pas automatiquement. Si l’exposant ne transige pas avec le transporteur officiel de l’événement pour le retour de son matériel et choisit de retenir les services de son propre transporteur, il doit obligatoirement :
- Appeler son transporteur à l’avance et demander la cueillette le jour même avant la fin de la période de démontage.
- Apposer une copie de son connaissement électronique sur tous les colis ou remplir manuellement son connaissement en trois copies en prenant soin d’indiquer son numéro de compte. N.B. Le Centre n’offre pas les connaissements des différents transporteurs; voir le transporteur et courtier en douane officiel sur place au besoin.
- Identifier tous les colis (ex. : 1 de 2, 2 de 2) en spécifiant l’adresse d’expédition, son numéro de cellulaire et son numéro de stand.
- Aviser le chef de quai que l’expédition est prête à être ramassée par son transporteur et lui remettre une copie de son connaissement dûment rempli.
IMPORTANT :
- Le personnel du Centre n’est pas autorisé à appeler le transporteur au nom de l’exposant.
- Pour toute expédition à l’extérieur du Canada, une facture commerciale en trois copies, produite par l’exposant, doit être jointe au connaissement. À défaut de joindre ce document, la cueillette sera refusée par le transporteur.
STAND D'EXPOSITION
Chaque stand de X par X inclut :
Chaque stand de X par X inclut :
TRANSPORTEUR ET COURTIER EN DOUANE OFFICIEL DE L'ÉVÉNEMENT
Dois-je mettre l’information générale???
ConsultExpo (douane, transport, taxes) Madame Diane Labbé Deegan Directrice des ventes 514 482-8886, poste 2 dianel@consultexpoinc.com
Dolbec International Monsieur Denis Gendron Vice-Président – Ventes 418 688-9115 ou 1 855 688-9115 show@dolbec-intl.ca
Synergie Canada Monsieur Francis Lachapelle Directeur de comptes senior Salons expositions / événementiel 514 442-4523 ou 1 855 939-5757, poste 192 f.lachapelle@gosynergie.com
OBLIGATIONS
Assurances
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Recyclage et collecte des matières résiduelles
L’exposant doit utiliser les nombreux équipements mis à sa disposition pour le recyclage (papier, carton, verre, plastique) tant lors du montage et du démontage que durant l’exposition. D’autres collectes sélectives peuvent être ajoutées à celles énumérées ci-dessus.
Les poubelles pour les déchets ultimes et le recyclage doivent être placées à l’extérieur du stand dans l’allée chaque soir dès la fermeture de l’exposition. Elles seront vidées par le personnel du Centre sans frais. Les poubelles laissées à l’intérieur du stand ne seront pas vidées.
RESTRICTIONS
Aires communes
L’exposant ne doit en aucun temps obstruer les couloirs, ascenseurs, escaliers mécaniques, foyers, halls, moniteurs, issues de secours de l’immeuble ou autres salles du Centre.
Animaux
La présence d’animaux doit faire l’objet d’une approbation du Centre. Seuls les chiens d’assistance pour personnes handicapées sont autorisés sans restriction.
Appareils de cuisson
L’exposant doit se conformer aux règles de prévention des incendies. Consulter le document Mesures de sécurité et prévention des incendies disponible le site Internet du Centre.
Autocollants
L’utilisation d’autocollants, quels qu’ils soient, doit obligatoirement être préapprouvée par le Centre.
Ballons et confettis
L’usage des ballons gonflés à l’hélium doit être préautorisé par le coordonnateur de l’événement. Des frais seront imputés à l’exposant pour la récupération des ballons au plafond après l’exposition. L’utilisation de confettis et de paillettes est interdite.
Consommation d’alcool lors du montage et du démontage
Afin de diminuer les risques d’accident et à moins d’une entente particulière avec le Centre, aucune boisson alcoolisée n’est tolérée durant les périodes de montage et de démontage.
Enfants
Pour des raisons de sécurité, la présence d’enfants au débarcadère et dans la salle d’exposition n’est pas recommandée pendant les périodes de montage et de démontage.
Incendie
L’exposant doit se conformer aux règles de prévention des incendies. Consulter le document Mesures de sécurité et prévention des incendies disponible sur le site Internet du Centre.
Limites sonores
Si un équipement produit un bruit ou une odeur qui incommodent les exposants ou les visiteurs, l’exposant doit en cesser le fonctionnement. L’intensité du bruit ne doit pas dépasser 70 décibels à quatre pieds de la source de bruit. Le Centre est le seul juge en la matière.
Ruban adhésif
Les seuls adhésifs permis au Centre sont les suivants et peuvent être achetés sur place :
Surfaces murales : Languettes de fixation murale 3M, no 7225
Surfaces de plancher :
- Echo Tape CL-W6033 ou VI-N6120 ou équivalent
- Echo Tape Double Face DC-W188F
Murs de brique : Languettes de fixation murale 3M, no 7225
Sécurité
Le Centre assure la sécurité générale de l’immeuble sur une base de 24 heures. Ce service n’est toutefois pas responsable des biens et propriétés de l’exposant ou de l’événement à l’intérieur des lieux loués. Si l’exposant souhaite commander de la sécurité additionnelle spécifiquement pour son stand, il doit en faire la demande au responsable des expositions.
Tabac et vapotage
Le Centre offre un environnement sans fumée. Depuis le 31 mai 2006, selon les dispositions de la Loi sur le tabac, il est strictement interdit de fumer à l’intérieur du Centre et dans les débarcadères, sans aucune exception. Interdiction de fumer à moins de 9 mètres de toute porte.
Véhicules motorisés
L’exposant doit se conformer aux règles de prévention des incendies. Voir le document Mesures de sécurité et prévention des incendies disponible sur le site Internet du Centre.
SERVICE INTERNET, SERVICES AUDIOVISUELS ET LOCATION DE MATÉRIEL INFORMATIQUE
Au Centre des congrès de Québec, Encore est le :
- Fournisseur exclusif pour les services Internet;
- Founisseur officiel pour les services audiovisuels et la location de matériel informatique.
N. B. Le service Internet sans fil gratuit est disponible partout dans le Centre.
Encore
Technologies d’événement / Audiovisuel exposants-CCQ-ca@encoreglobal.com
STATIONNEMENT - VOITURES
Le Centre est situé à proximité de nombreux espaces de stationnement souterrain situés à Place Québec (accessible par la rue Saint-Joachim), au complexe Marie-Guyart, à Place Haute-Ville (sous l’hôtel Delta Québec) et finalement au stationnement D’Youville (place D’Youville). L’ensemble de ces espaces est relié par des corridors intérieurs pour plus de commodité. Ils sont en activité 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
En semaine (de jour), il est fortement suggéré d’envisager l’utilisation des transports durables(covoiturage, transports en commun, Parc-O-Bus) en raison des activités intenses dans le secteur et de certains travaux de réfection. Pour plus de renseignements, merci de consulter le SITE INTERNET du Centre des congrès de Québec.
Le stationnement est interdit en tout temps sur la promenade Desjardins (entrée privée située entre le Centre des congrès de Québec et l’hôtel Hilton Québec).
Complexe Marie-Guyart
1050, rue Louis-Alexandre-Taschereau, Québec (Québec) G1R 5E6
VENTE OU DISTRIBUTION D’ÉCHANTILLONS ALIMENTAIRES / SERVICES ALIMENTAIRES
Le concessionnaire Maestro Culinaire possède l’exclusivité de la vente et la distribution de nourriture et de boisson à l’intérieur du Centre des congrès de Québec.
Tout alcool provenant de l’extérieur, même à des fins personnelles, est formellement interdit en vertu du permis d’alcool actuellement en vigueur.
Si l’exposant souhaite distribuer, vendre ou donner des échantillons alimentaires dans son stand, il doit obligatoirement obtenir l’autorisation préalable de la part de Maestro Culinaire.
Monsieur Vincent Carreau Maestro Culinaire 418 649-7711, poste 4618 vcarreau@convention.qc.ca
FOURNISSEUR OFFICIEL DES SERVICES D’EXPOSITION
Groupe ABP
Alexy Germain 418 659-2520, poste 3214 www.groupeabp.com exposition@groupeabp.com
MANUEL DE L’EXPOSANT
Services offerts
- Location de stands personnalisés
- Location de mobilier, d’accessoires et de plantes
- Production d’affiches et de bannières
- Main-d’œuvre pour le montage et le démontage
LIVRAISON & RÉCEPTION DE MARCHANDISE
- Les heures de livraison sont de 9h00 à 16h30 du lundi au vendredi.
- La réception et l’envoi de marchandises s’effectuent seulement par le quai de réception du Centre des Congrès situé sur la rue St-Roch.
- La marchandise doit être identifiée au nom et à la date de l’événement, le nom du destinataire, son adresse complète et le numéro de téléphone. Les boîtes qui ne sont pas correctement identifiées ne seront pas acceptées par l’hôtel.
- Tout matériel, document et équipement expédié à l’Hôtel doit être livré au plus tôt deux (2) jours avant le début de l’événement et récupéré au plus tard un (1) jour après la fin de celui-ci.
- Toute marchandise laissée à l’hôtel le jour ouvrable suivant l’exposition sera expédiée par courrier express aux frais de la compagnie propriétaire.
À NOTER: L’hôtel ne dispose d’aucun équipement ni de main-d’œuvre pour la manutention, l’installation et l’expédition des marchandises.
* *PROCÉDURE DÉTAILLÉE DE DÉCHARGEMENT:
- L’arrivée se fait par la rue St-Roch;
- L’accès est situé juste avant le débarcadère de chargement pour véhicule lourd;
- Une porte de garage est accessible pour les véhicules standard (au niveau du sol);
- Stationnez-vous près de la porte de garage;
- Rendez-vous au débarcadère de chargement principal et sonnez la cloche pour parler à un associé;
- Une personne responsable sera en mesure de venir vous ouvrir la porte de garage près de la rue (voir images de référence);
- Une fois la porte complètement ouverte, vous pouvez installer votre matériel sur le monte-charge; une fois rempli, montez au 1er palier avec l’associé;
- Vous aurez ensuite l’occasion de stationner votre véhicule (consulter Stationnement Centre-Ville Trois-Rivières);
- Merci de rapidement dégager l’espace du quai de chargement et de transporter votre matériel à votre kiosque.
INTERNET
- L’internet haute vitesse sans fil de base est gratuit et accessible dans tout l’hôtel et le centre des congrès.
- Le branchement par câble est disponible au tarif de 150$/jour/branchement (réservation requise en avance).
Pour toute autre demande d’Internet, veuillez contacter l’organisateur d’événement assigné à votre groupe.
PROTECTION, PROPRETÉ & SÉCURITÉ DES LIEUX
- L’exposant est responsable de protéger les tapis des aires d’exposition. L’hôtel se réserve le droit de facturer à celui-ci tous dommages aux revêtements muraux, aux portes et aux tapis ainsi qu’à tout autre bien de l’hôtel.
- Les seuls adhésifs permis sont : le tape vert à peinture et la gommette blanche.
- Toute demande pour placer des objets promotionnels ou de la signalisation dans le lobby ou les espaces publics doit être soumise et approuvée par un responsable de l’Hôtel. L’Hôtel ne permet pas que soient accrochés des affiches ou des cadres sur les murs, colonnes, meubles, etc afin d’éviter les dommages.
- Toutes les sorties d’urgence, cabinets d’incendie, déclencheurs d’alarme, escaliers et aires de service devront être dégagés. L’Hôtel se réserve le droit de demander le déplacement d’un kiosque bloquant l’accès à une sortie.
MONTE-CHARGE & DÉBARCADÈRE
La capacité maximum du monte-charge est de 10,000 livres.
Les dimensions sont :
- 18 pieds (5.48 mètres) de profondeur
- 7.8 pieds (2.37 mètres) de largeur
- 7.6 pieds (2.31 mètres) de hauteur
Les dimensions du débarcadère (rue St-Roch) sont :
- Entrée extérieure : 13.75 pieds (4.19 mètres) de hauteur
- Pallier entrée extérieure : 3.5 pieds (1.06 mètres) de hauteur
- Porte extérieure (pallier) : 8.1 pieds de largeur et 7.5 pieds (2.46 mètres) de hauteur
L’exposant doit posséder ses propres assurances responsabilité.Il est tenu responsable d’assurer la surveillance pendant les heures de fermeture des kiosques.L’Hôtel n’assume aucune responsabilité pour tout effet ou objet laissé ou perdu dans les salons ou tous autres locaux.
VENTE OU DISTRIBUTION D’ÉCHANTILLONS ALIMENTAIRES
Si vous souhaitez distribuer, vendre ou donner des échantillons alimentaires dans votre kiosque, vous devez obligatoirement obtenir l’autorisation préalable de la part de l’hôtel Delta.
STATIONNEMENT
Pour le stationnement du DELTA Trois-Rivières:
Le tarif standard est de 12.00$ +tx par jour par voiture (tarif spécial journalier à 6,00$ +tx pour les participants ayant réservé un hébergement).Disponibles: 115 espaces de stationnement extérieur + 110 espaces de stationnement intérieurIl y a 2 espaces prévus pour des autobus. Communiquer directement avec le Delta si vous en avez besoin.
Pour consulter les autres options de stationnement au centre-ville de Trois-Rivières, accédez au guide suivant : INFORMATIONS.
FOURNISSEUR OFFICIEL DES SERVICES D’EXPOSITION
Groupe ABP
Personne-ressource : Alexy Germain
Téléphone : 418.659.2520 ext.:3214
www.groupeabp.com
exposition@groupeabp.com
Services offerts par ABP :
- Location de stands personnalisés
- Location de mobilier, d’accessoires et de plantes
- Production d’affiches et de bannières
- Main-d’œuvre pour montage et démontage
TRANSPORTEUR ET COURTIER EN DOUANE
À la fin des heures prévues pour le démontage de l’exposition, tout matériel non récupéré par le transporteur de l’exposant sera automatiquement pris en charge par le transporteur officiel de l’événement (North American Logistics Services Inc.), et tous les frais seront facturés à l’exposant.
Les livraisons en provenance de l’étranger doivent passer aux douanes canadiennes; le recours à un courtier en douanes est fortement recommandé, et est l’entière responsabilité de l’exposant.
L’exposant qui utilise un messager tels FedEx, UPS, Purolator ou autre doit s’assurer que les frais de dédouanement et de taxes sont payés à l’avance. Toute marchandise expédiée « port dû » ne sera pas acceptée par le Centre des congrès de Québec. Dans certains cas, le messager omet de déclarer que des frais devront être payés par l’expéditeur lors de la livraison et le Centre reçoit indûment une facture parfois 30 à 90 jours après la fin de l’événement. Le cas échéant, l’exposant sera refacturé par le Centre avec des frais d’administration en sus
Que l’exposant choisisse ou non de retenir les services du transporteur et courtier en douane officiel de l’événement, il doit s’assurer de transmettre des instructions claires au transporteur utilisé quant au courtier en douane qui sera responsable de dédouaner son matériel à son arrivée en sol canadien. Des informations manquantes ou erronées pourront malheureusement entraîner des retards pour lesquels le Centre des congrès de Québec n’a aucun contrôle.
Pour contacter le transporteur officiel, vous pouvez communiquer avec Fernando Vera : fvera@nalsi.com