Montage et démontage
Horaire
| Mercredi 27 novembre | Jeudi 28 novembre | Vendredi 29 novembre | |
|---|---|---|---|
Montage
Mercredi le 27 novembre : 15 h à 20 h
Aucune livraison relative à l’événement ne sera acceptée avant le mercredi 27 novembre 2024. Toute livraison avant cette date sera systématiquement refusée.
Tout·e exposant·e qui expédie directement du matériel au Centre de congrès de Saint-Hyacinthe (CCSTH), par un transporteur ou par un service de messagerie, pourra être livré directement à son stand par ce dernier. Toutefois, si votre livreur nécessite de l’assistance (chariot élévateur ou autre), ce service ne sera disponible qu’à compter de 15 h.
Le transport de matériel ne nécessitant pas l’utilisation d’appareil de levage pourra être effectué par les exposant·es en utilisant les chariots manuels disponibles au quai du débarcadère.
IMPORTANT : Tout·e exposant·e n’ayant pas terminé l’installation à 20 h devra poursuivre le montage de son stand le lendemain (montage léger seulement, permis de 8 h 30 à 9 h 30).
*IL EST IMPORTANT DE RESPECTER L’ESPACE QUI VOUS EST ALLOUÉ. LES EXPOSANT·ES SONT CONTRAINT·ES DE FAIRE LA PROMOTION DE LEURS PRODUITS ET SERVICES À L’INTÉRIEUR DE LEUR(S) STAND(S). LES ALLÉES NE PEUVENT ÊTRE UTILISÉES POUR FAIRE TOUT TYPE DE PUBLICITÉ OU DE PROMOTION POUR DES RAISONS DE SÉCURITÉ ET EN RESPECT DU CONTRAT DE LOCATION D’ESPACE DE L’EXPOSANT·E.
Démontage
Vendredi 29 novembre : 13 h 15 à 18 h
Tout le matériel envoyé à l’entreposage vous sera retourné par le manutentionnaire. Nous ne pouvons garantir l’heure à laquelle vous recevrez celui-ci et comprenez que le retour sera fait sur une base aléatoire.
À la fin des heures prévues pour le démontage de l’exposition, tout matériel non récupéré par le transporteur ou le service de messagerie de l’exposant·e sera automatiquement pris en charge par le transporteur officiel de l’évènement, North American Logistics Services inc. (NALSI) et tous les frais seront facturés à l’exposant.e.
Aucun démontage ne pourra être entamé avant 13 h 15.
Manutention
Mercredi 27 novembre : 15 h à 20 h
Vendredi 29 novembre : 13 h 15 à 18 h
Les exposants peuvent manutentionner eux-mêmes leurs équipements avec un chariot qui sera mis à votre disposition par le CCSTH. Le nombre de chariots est limité mais le personnel fera tout en son possible pour vous fournir l’équipement requis dans les meilleurs délais. Veuillez noter également qu’il est interdit d’utiliser les chariots de bagages du Sheraton Saint-Hyacinthe pour la manutention de votre matériel.
La manutention de matériel nécessitant l’utilisation d’appareil de levage est exclusive et sera effectuée par ABP. Ce service est fourni par l’organisation.
Le transport de matériel ne nécessitant pas l’utilisation d’appareil de levage pourra être effectuée par les exposant·es en utilisant les chariots manuels disponibles au quai du débarcadère.
Livraison
Les quais de réception sont situés à droite du Centre de congrès de Saint-Hyacinthe et l’accès s’y fait par le stationnement des Galeries St-Hyacinthe :
Numéro de quai | Accès | Utilisation |
Quai 1 | 3’ de hauteur | Réservé aux cubes et camions-remorques |
Quai 2 | 3’ de hauteur | Réservé aux cubes et camions-remorques |
Quai 3 | Au niveau du sol | Réservé aux petites voitures et camions |
Heure d’ouverture des quais :
Mercredi 27 novembre – 15 h à 20 h
Vendredi 29 novembre – 13 h à 18 h
Stationnement
Voitures
Le CCSTH met à la disposition de ses invités plus de 700 espaces de stationnement gratuits à l’extérieur.
Véhicules lourds
Des ententes doivent être prises avec un coordonnateur du Centre de congrès, afin de stationner des véhicules lourds dans le stationnement extérieur du CCSTH.
Réception des marchandises
Tout·e exposant·e qui expédie son matériel directement au CCSTH et qui n’est pas sur place pour le recevoir comprend que celui-ci sera automatiquement manutentionné par le personnel du CCSTH et que des frais, payables sur place, pourraient s’appliquer.
Le CCSTH ne pourra pas être tenus responsables des bris ou des pertes d’équipements reçus sans la présence du destinataire.
Afin de s’assurer de retrouver rapidement le matériel expédié, il est impératif d’indiquer les éléments suivants sur l’envoi :
Il est impératif que vous expédiez votre matériel au Centre de congrès de Saint-Hyacinthe et non au Sheraton Saint-Hyacinthe, puisqu’il s’agit de quais de réception différents. Votre matériel doit être expédié au Centre de congrès de Saint-Hyacinthe situé au 1325, rue Daniel-Johnson Ouest, Saint-Hyacinthe (QC) J2S 8S4.
Considérant l’espace d’entreposage restreint au CCSTH, nous demandons qu’aucune livraison de matériel ne soit effectuée avant le jour de votre installation. Des ententes peuvent être prises avec votre coordonnateur.trice aux ventes pour tout matériel devant absolument être livré plus tôt.
Il en est de même pour la récupération du matériel. Tout·e exposant·e doit repartir avec son propre matériel à la fin de l’événement. Si un ramassage est prévu alors qu’il ne sera pas sur place, il est de sa responsabilité d’identifier correctement l’envoi et d’informer notre personnel de la date de récupération du matériel. Le CCSTH ne pourra être tenu responsable des frais occasionnés par une compagnie de livraison ne retrouvant pas votre matériel.
Obligations et restrictions
L’exposant·e doit posséder ses propres assurances « responsabilité ». Le CCSTH n’assume aucune responsabilité pour les dommages corporels ou matériels y compris mais non de façon limitative, aux produits, stands, équipements ou décorations causés par le feu, l’eau et le vol, dans les lieux loués ou durant les déplacements dans le CCSTH et ce, qu’elle qu’en soit la cause.
L’exposant·e doit utiliser les nombreux équipements mis à sa disposition pour le recyclage (papier, carton, verre, plastique), tant lors du montage et du démontage que durant l’exposition.
Le CCSTH recommande à ses exposant·es de ne pas remettre de façon abusive des documents papiers et de privilégier l’échange de documents électroniques avec les congressistes.
L’exposant·e ne doit, en aucun temps, obstruer les entrées principales, les couloirs, les ascenseurs, les foyers, les bornes interactives, les écrans de télévision, les issues de secours de l’établissement ou les autres salles du CCSTH sans autorisation au préalable.
La présence d’animaux doit faire l’objet d’une approbation de la direction du CCSTH. Seuls les chiens d’assistance pour personnes handicapées sont autorisés sans restriction.
Pour des raisons de sécurité et de ventilation, aucun appareil de cuisson ne peut être installé dans le CCSTH.
L’usage de ballons gonflés à l’hélium doit être préautorisé par le coordonnateur·trice aux ventes. Des frais pourraient s’appliquer pour la récupération des ballons au plafond, après vos activités.
L’utilisation de confettis et de paillettes est interdite.
Le CCSTH assure la sécurité générale de l’établissement sur une base de 24 heures. Ce service n’est toutefois pas responsable des biens et propriétés du client ou de l’événement à l’intérieur des lieux loués. Si vous désirez de la sécurité additionnelle, vous devez en faire la demande auprès de votre coordonnateur·trice aux ventes.
Le CCSTH possède l’exclusivité de vente et de distribution de nourriture et de boisson à l’intérieur de l’établissement. Aucune nourriture ou boisson ne peut être distribuée, vendue ou donnée aux visiteurs. Des ententes peuvent être prises avec votre coordonnateur·trice aux ventes à ce sujet.